Сроки хранения приказов о командировании

Регистрация и срок хранения приказов на командировку

Важно

При этом пломбы, подлежащие установке, должны обязательно соответствовать ГОСТ 31282-2004.Соответственно, работодатель на свое усмотрение может установить обязательное требование о скреплении журнала учета о командировках пломбой, поскольку он, так же как и книга учета движения трудовых книжек, относится к кадровым документам. Срок хранения приказов на командировки Во-первых, следует издать локальный акт, закрепляющий критерии отнесения командировок к длительным.

Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2009, N 3 Сроки хранения документов по командировкам Поводом для написания статьи стали вопросы коллеги: «Что считать краткосрочными командировками, что долгосрочными?

» Дано ли где-то в нормативах определение этому и какой срок хранения должен быть у документов по краткосрочным и долгосрочным российским и заграничным командировкам? В ст. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв.

Командировка: понятие Составляем приказ на командировку. Нумерация в журнале Образец журнала регистрации командировок Пломбируем документы Сколько хранить приказ о командировке Командировка: понятие Согласно ст. 166

ТК РФ командировкой принято считать служебную поездку на определенный срок для выполнения своих служебных обязанностей, но вне места постоянной работы. Однако если выполнение трудовых обязанностей осуществляется работником в пути либо работа имеет разъездной характер, такие поездки нельзя признать командировками.

Помимо указанной статьи ТК, порядок направления сотрудника в служебную поездку регулируется постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки от 13. 10. 2008 № 74.

Например, в недавно отмененном «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Росархивом 06.10.2000 говорилось, что срок хранения приказов о краткосрочных внутрироссийских командировках составляет 5 лет, а длительных зарубежных — 10 лет.

Опломбируем кадровые документы Несмотря на то, что данный документ уже не действует, на его основе составлены другие действующие документы, например, Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

При применении данной нормы на практике возникают вопросы, требующие разъяснений и уточнений: {amp}amp;#8212; Что считать краткосрочными командировками, что долгосрочными? Существует ли определение видов командировок в нормативных документах? {amp}amp;#8212;

Какой срок хранения должен быть установлен для документов, касающихся долгосрочных российских и заграничных командировок, а также у краткосрочных заграничных (зарубежных)? В ТК РФ определено, что командировкой является поездка работника {amp}amp;#171;

на определенный срок{amp}amp;#187;, однако ни каких-либо ограничений длительности командировок, ни принципов разделения командировок на краткосрочные и длительные ТК РФ не содержит (ст. 166 ТК РФ).Некоторые документы желательно сохранить подольше на случай споров, которые могут возникнуть и спустя длительное время, а от некоторых безопаснее поскорее избавиться (поскольку, например, отсутствуют сроки давности по искам, связанным с причинением вреда здоровью).

В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003) , большинству документов, связанных с командировками сотрудников, установлен всего лишь 5-летний срок хранения.

Но не в самой статье, а в примечаниях к ней. Переписке по оформлению заграничных командировок срок хранения также установлен в примечаниях {amp}amp;#8212; 10 лет.В этом акте отражается следующая информация:

  • порядковое число;
  • ФИО командированного сотрудника;
  • дата выдачи и реквизиты удостоверения, выдаваемого командированным работника;
  • локализация командировки (место и пункт назначения);
  • дополнительная информация (должность командированного, дата выбытия и прибытия);
  • примечание.

С учетом ФЗ № 129 «О бухгалтерском учете», а также налогового законодательства данные документы не принимаются в качестве первичных учетных актов для осуществления бухгалтерского и налогового учета. Но при появлении разногласий в налоговых делах они применяются в роли подтверждающих материалов при принятии в налоговом учете контрагентами затрат по соглашению возмездного оказания услуг, выполнения работ и иным документам.

ВниманиеКроме того, его можно дополнить следующими сведениями (по желанию работодателя): Дополнительная информация позволяет получить вспомогательные сведения, которые могут понадобится в целях ведения учета на предприятии. Журнал прибытия в обязательном порядке содержит следующую информацию:

  • порядковое число записи;
  • ФИО командированного работника;
  • организация, которая направила сотрудника в командировку;
  • дата прибытия, выбытия.

Под заголовком журнала содержатся сведения о работодателе.

Затем уже вносятся записи по командированным сотрудникам. Наглядно документ был представлен таким образом: Нюансы заполнения Итак, в настоящее время не действует законодательная норма, которая бы закрепляла порядок заполнения журнала.

By Семен Зелькин / 21st Июль, 2018 / Гражданское право / No Comments

Кроме ключевых рекомендаций по составлению этого документа мы затронем и другие темы, а именно:

  • сроки хранения приказов на командировку;
  • особенности хранения приказов на командировку.

Составление приказа на командировку Чтобы вести документацию по командировкам в полном соответствии с требованиями законодательства, приходится учитывать множество нюансов.

Внимание

Федеральным законом от 01.12.2007 N 312-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» [7] были установлены повышенные размеры базовых частей трудовых пенсий по старости и трудовых пенсий по инвалидности лицам, проработавшим не менее 15 календарный лет в районах Крайнего Севера (РКС) либо не менее 20 календарных лет в приравненных к ним местностях (МПКС). Однако, если человек, работая в МПКС, был направлен в командировку в РКС (даже на несколько дней), то это считается уже смешанным стажем и пенсия ему назначается более высокая.

В августе 2008 г. эта разница базовой части трудовой пенсии по старости составляла 358 руб. 80 коп.

Бесплатная юридическая помощь

В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003) , большинству документов, связанных с командировками сотрудников, установлен всего лишь 5-летний срок хранения.

Но не в самой статье, а в примечаниях к ней. Переписке по оформлению заграничных командировок срок хранения также установлен в примечаниях {amp}amp;#8212; 10 лет. ┌──────┬───────────────────────┬─────────────┬────────────────────────────┐ │ Номер│ Вид документа │Срок хранения│ Примечание │ │статьи│ │ документов │ │ ├──────┼───────────────────────┼─────────────┼────────────────────────────┤ │ │Приказы, распоряжения;

│ │О предоставлении очередных │ │ │документы (справки, │ │и учебных отпусков, │ │ 6 │сводки, информации, │ │дежурствах, взысканиях, │ │ │доклады и др.) к ним: │ │краткосрочных │ │ │б) по личному составу │ 75 л.

Сроки хранения приказов о командировании

Определенный срок размещения установлен и для журналов регистрации соответствующих документов — он составляет 3 года с момента внесения сведений о последнем приказе на отпуск, что фиксируется в журнале.

В дополнение к данным источникам на предприятии могут формироваться иные вспомогательные журналы в рамках отдельных направлений деятельности кадровой службы по оптимизации документооборота в фирме. Порядок заполнения соответствующих документов может устанавливаться отдельными локальными нормативными актами, что издаются руководством предприятия.

¦краткосрочных ¦б) по личному составу 75 л. — ЭПК ¦внутрироссийских ¦командировках — 5 л. ¦ ¦Документы (программы, 45 ¦задания, отчеты, 5 л. ЭПК ¦доклады, переписка) ¦о командировках ¦ ¦О предоставлении очередных ¦Записки, заменяющие ¦и учебных отпусков, 336 ¦приказы по личному 75 л.

— ЭПК ¦дежурствах, взысканиях, ¦составу ¦краткосрочных ¦внутрироссийских ¦командировках — 5 л. ¦ ¦Документы (справки, ¦докладные и ¦объяснительные ¦записки, копии 343 ¦приказов, выписки 5 л.

Это уже не первый случай в нашей истории, когда принятое государством решение о предоставлении льгот не учитывает, что не все документы в организациях требуется хранить постоянно. Если достаточно велика вероятность того, что в будущем определенные документы, которым в перечнях установлены короткие сроки хранения, помогут нынешним сотрудникам организации в отстаивании их прав на пенсии, льготы и т. д. , то организации стоит подумать о том, чтобы сохранить эти документы дольше.

При этом, конечно, все должно быть в пределах разумного, то есть не следует подвергать организацию неоправданным рискам и расходам. Фактически это вопрос политики организации в отношении своих сотрудников.

Предлагаем ознакомиться:  Срок вступления в наследство по закону после смерти

Но через короткий промежуток времени такие документы будут уничтожаться. Что можно отнести к данной категории? Документами кратковременного хранения называют приказы, которые оперативно регулируют выполнение сотрудником той или иной трудовой деятельности.

То есть это не такие серьезные документы, как бумаги об увольнении или договор о приеме на работу. Если конкретнее, то можно выделить: В целях их оформления могут использоваться унифицированные формы, такие как Т-6 или Т-6а, или же внутрикорпоративные.

При этом приказ на отпуск директора и соответствующий документ, составляемый для рядового сотрудника, могут быть представлены в схожей структуре. Несмотря на то что оформление поездки было значительно упрощено, некоторые работодатели до сих пор считают необходимым оформление указанных документов.

Сроки хранения документов по командировкам

Т-9а. Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами В приказе на командировку должны присутствовать следующие пункты:

  • дата и номер документа;
  • код формы по ОКУД;
  • код организации, ее название, название структурного подразделения;
  • табельный номер, ФИО, должность направляемого в командировку сотрудника;
  • место назначения (указывается страна, населенный пункт, организация);
  • срок и даты командировки;
  • цель и основание командировки;
  • источник финансирования расходов;
  • подпись руководителя;
  • подпись работника об ознакомлении с приказом.

Как выявить документы с истекшим сроком хранения Читайте по теме в электронном журнале Сколько должны храниться приказы на командировку? Вопрос о сроках хранения документов по командировкам не такой простой, как кажется.

Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2009, N 3 Сроки хранения документов по командировкам Поводом для написания статьи стали вопросы коллеги: «Что считать краткосрочными командировками, что долгосрочными?

В ст. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06. 10. 2000 (ред. от 27. 10. 2003), в графе «Примечания к п. «б указано, что срок хранения приказов о краткосрочных внутрироссийских командировках составляет 5 лет.

Дорогие посетители! На сайте предложены типовые варианты решения проблем, но каждый случай индивидуален и имеет свои нюансы.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – звоните по бесплатному телефону
7 800 350-23-69 доб. 504 (консультация бесплатно)

Регистрация и срок хранения приказов на командировку ЭПК │внутрироссийских │командировках — 5 л. ├──────┼───────────────────────┼─────────────┼─────────────────────────── │Документы (программы, 45 │задания, отчеты, 5 л.

ЭПК │доклады, переписка) │о командировках ├──────┼───────────────────────┼─────────────┼─────────────────────────── │О предоставлении очередных │Записки, заменяющие │и учебных отпусков, 336 │приказы по личному 75 л.

— ЭПК │дежурствах, взысканиях, │составу │краткосрочных │внутрироссийских │командировках — 5 л. ├──────┼───────────────────────┼─────────────┼─────────────────────────── │Документы (справки, │докладные и │объяснительные │записки, копии 343 │приказов, выписки 5 л.

Переписка об оформлении 5 л. ¦Для заграничных ¦командировок ¦командировок — 10 л. ЭПК ¦ ¦Книги, журналы, ¦карточки учета: ¦б) работников, 5 л. 358 ¦направленных ¦в командировки ¦з) выдачи 5 л. ¦командировочных ¦удостоверений ¦

L Различие в сроках хранения документов по российским и заграничным командировкам в настоящее время сложно объяснить, поскольку эти документы в организациях необходимы для одного и того же: расходы на командировки учитываются в целях налогообложения прибыли на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Поэтому если учитывать только эту их функцию, то максимальный срок хранения таких документов не должен превышать 5 лет. днако, как показывает многолетняя практика, в нашем государстве в отношении кадровой документации нужно проявлять осторожность и предусмотрительность. ример.

Обычно на предприятиях используются унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05. 01. 2004 № 1:

  • форма Т-9 — при направлении в поездку одного сотрудника;
  • форма Т-9а — при направлении с командировку нескольких работников, целой группы.

Действующее законодательство не содержит никаких норм, обязывающих вести журналы учета приказов о направлении в служебные поездки. Предприятия вправе самостоятельно установить, будет ли вестись единая книга учета для всех видов распоряжений руководства либо это будет несколько книг в зависимости от вида приказов.

Сроки хранения приказов о командировании

В августе 2008 г. эта разница базовой части трудовой пенсии по старости составляла 358 руб. 80 коп. Постановлением Правительства РФ от 13. 10. 2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки было утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки [2], но и в нем вопрос о сроках командировок также не регламентирован.

Одновременно с Положением до сих пор действует Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07. 04. 1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР», в которой установлено ограничение срока командировок по России (п.

Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года. Пенсионные органы разъяснили, что подтвердить факт направления в командировку можно справкой организации-работодателя со ссылкой на приказы, командировочные удостоверения с датой и номером, что работник в должности, в такой-то период ездил в командировку в РКС для выполнения служебных обязанностей.

Либо, если предприятие уже не существует, принимаются архивные справки. Таким образом, в настоящее время вопрос о повышении пенсий решается пенсионными органами на основании документов, которыми государство установило временные сроки хранения и которые большинство организаций уже давным-давно на законных основаниях уничтожило.

Этот пример еще раз подтверждает, что в отношении любых документов по персоналу нужна крайняя аккуратность в вопросе установления сроков хранения и уничтожения. Регистрация и срок хранения приказов на командировку ЭПК │внутрироссийских │командировках — 5 л.

├──────┼───────────────────────┼─────────────┼─────────────────────────── │Документы (программы, 45 │задания, отчеты, 5 л. ЭПК │доклады, переписка) │о командировках ├──────┼───────────────────────┼─────────────┼─────────────────────────── │О предоставлении очередных │Записки, заменяющие │и учебных отпусков, 336 │приказы по личному 75 л.

— ЭПК │дежурствах, взысканиях, │составу │краткосрочных │внутрироссийских │командировках — 5 л. ├──────┼───────────────────────┼─────────────┼─────────────────────────── │Документы (справки, │докладные и │объяснительные │записки, копии 343 │приказов, выписки 5 л.

Переписка об оформлении 5 л. ¦Для заграничных ¦командировок ¦командировок — 10 л. ЭПК ¦ ¦Книги, журналы, ¦карточки учета: ¦б) работников, 5 л. 358 ¦направленных ¦в командировки ¦з) выдачи 5 л. ¦командировочных ¦удостоверений ¦

Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2009, N 3 Сроки хранения документов по командировкам Поводом для написания статьи стали вопросы коллеги: «Что считать краткосрочными командировками, что долгосрочными?

6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06. 10. 2000 (ред. от 27. 10. 2003), в графе «Примечания к п. «б указано, что срок хранения приказов о краткосрочных внутрироссийских командировках составляет 5 лет.

Постановлением Правительства РФ от 13. 10. 2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» было утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки [2], но и в нем вопрос о сроках командировок также не регламентирован.

Предлагаем ознакомиться:  Если перенесли срок сдачи дома полагается ли неустойка

«Срок командировки работников определяется руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

В отдельных случаях более длительные сроки командировки могут устанавливаться руководителями министерств и ведомств СССР и Советами Министров союзных республик» [3]. — если сотрудник был командирован в районы Крайнего Севера и в приравненные к ним местности.

Это может понадобиться тем из сотрудников, кто к моменту достижения пенсионного возраста будет иметь необходимый северный стаж для установления повышенного размера трудовой пенсии;В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв.

Росархивом 06. 10. 2000 (ред. от 27. 10. 2003) [6], большинству документов, связанных с командировками сотрудников, установлен всего лишь 5-летний срок хранения. Но не в самой статье, а в примечаниях к ней.

Переписке по оформлению заграничных командировок срок хранения также установлен в примечаниях — 10 лет. Поводом для написания статьи стали вопросы коллеги: «Что считать краткосрочными командировками, что долгосрочными?

» Дано ли где-то в нормативах определение этому и какой срок хранения должен быть у документов по краткосрочным и долгосрочным российским и заграничным командировкам?В законодательстве, правда, установлен еще один срок в отношении командировок за рубеж, который приходится учитывать. Согласно п. 2 ст.

11 НК РФ [5] физические лица признаются налоговыми резидентами Российской Федерации только в том случае, когда они фактически находятся на территории Российской Федерации не менее 183 дней в календарном году.

В противном случае не только меняется статус налогоплательщика с резидента на нерезидента, но и существенно повышается ставка налогообложения всех доходов — с 13 до 30%. Если достаточно велика вероятность того, что в будущем определенные документы, которым в перечнях установлены короткие сроки хранения, помогут нынешним сотрудникам организации в отстаивании их прав на пенсии, льготы и т. д. , то организации стоит подумать о том, чтобы сохранить эти документы дольше.

  • дата и номер документа;
  • код формы по ОКУД;
  • код организации, ее название, название структурного подразделения;
  • табельный номер, ФИО, должность направляемого в командировку сотрудника;
  • место назначения (указывается страна, населенный пункт, организация);
  • срок и даты командировки;
  • цель и основание командировки;
  • источник финансирования расходов;
  • подпись руководителя;
  • подпись работника об ознакомлении с приказом.

Инфо

Срок хранения приказов по личному составу Внимание В качестве основания к приказам могут выступать: Как правило, если в текущем делопроизводстве совместно формировали приказы и основания к ним, то в процессе подготовки для архивного хранения такие дела переформировывают для их разделения. Основания к приказам со сроком хранения 75 лет (например, заявление работника о приеме, перемещении и т.д.) обычно входят в соответствующее личное дело работника.

Важно Основания же к приказом с небольшими сроками хранения (например, 5 лет) допускается формировать отдельно от них, для чего в номенклатуре можно предусмотреть дело с примерным заголовком: «Документы, не вошедшие в состав личных дел (и обязательно перечисляют в скобках основные их разновидности)». При формировании дел необходимо проверять правильность оформления: наличие подписи, виз, даты и номера приказа.

Внимание

Оформление документов на отпуск: проверка основания для приказа Как мы отметили выше, приказы соответствующего типа издаются на каком-либо основании. Его необходимо проверить. В общем случае таковым является утвержденный график отпусков сотрудников. Кроме того, данный источник может дополняться личным заявлением работника на отпуск.

Сколько хранятся приказы на отпуск? хранение кадровых документов

Сроки хранения приказов о командировании

В-третьих, при направлении работников в командировку в районы Крайнего Севера следует хранить сопроводительную документацию в течение 75 лет.Инфо

По этой причине ряд специалистов предлагает заграничные командировки до 60 дней считать краткосрочными. В законодательстве, правда, установлен еще один срок в отношении командировок за рубеж, который приходится учитывать.

Согласно п. 2 ст. 11 НК РФ физические лица признаются налоговыми резидентами Российской Федерации только в том случае, когда они фактически находятся на территории Российской Федерации не менее 183 дней в календарном году.

В противном случае не только меняется статус налогоплательщика с резидента на нерезидента, но и существенно повышается ставка налогообложения всех доходов {amp}amp;#8212; с 13 до 30%. Учитывая существующую ситуацию и в соответствии со ст. ст.

8 и 9 ТК РФ, вопросы, связанные с командировками, желательно регламентировать во внутренних нормативных и организационно-распорядительных актах организации или же в трудовых, или коллективных договорах.

Сроки хранения приказов о командировании

И хотя в некоторых других законодательных актах упоминаются предельные сроки командировок или зависимость выплаты суточных от их длительности, ни один из документов не устанавливает критерии отнесения командировок к длительным или краткосрочным.

L Различие в сроках хранения документов по российским и заграничным командировкам в настоящее время сложно объяснить, поскольку эти документы в организациях необходимы для одного и того же: расходы на командировки учитываются в целях налогообложения прибыли на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Поэтому если учитывать только эту их функцию, то максимальный срок хранения таких документов не должен превышать 5 лет.Однако, как показывает многолетняя практика, в нашем государстве в отношении кадровой документации нужно проявлять осторожность и предусмотрительность.Пример.

Действующее законодательство не содержит никаких норм, обязывающих вести журналы учета приказов о направлении в служебные поездки. Предприятия вправе самостоятельно установить, будет ли вестись единая книга учета для всех видов распоряжений руководства либо это будет несколько книг в зависимости от вида приказов.

Сроки хранения приказов о командировании

За отсутствие приказов или других подтверждающих командировочную поездку документации инспекция Роструда может вменить следующие административные взыскания и предупреждения:

  1. Выговор, предупреждение.
  2. Наложение штрафа на сотрудника, который уполномочен вести кадровые дела, и несет ответственность за надлежащее оформление документации – от 1000 до 5000 руб.
  3. Юридическое лицо за выявленные ошибки в кадровом делопроизводстве в отношении учета и оформления командировок может быть оштрафовано на 30 или 50 тысяч рублей.
  4. Индивидуальные предприниматели по этому вопросу могут быть оштрафованы на 1000 и максимум – 5000 рублей.

В середине 2015 года, 25 июля было выпущено еще одно Постановление Правительства РФ № 771, регламентирующее командировочные кадровые вопросы.

Важно

Сколько хранить приказ о командировке На основании приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 можно установить следующие сроки хранения:

  1. Для командировочных бумаг (п. 669) — 5 лет. При этом для долгосрочных зарубежных поездок установлен срок хранения документации 10 лет.
  2. Командировочных удостоверений (п. 668) — 5 лет со дня возвращения из поездки. При этом срок хранения указанных документов, касающихся работников, направленных для работы в районы Крайнего Севера или приравненные к ним местности, установлен в 75 лет.

Исходя из указанного, следует вывод, что однозначного указания на то, сколько должен храниться в компании приказ о направлении в служебную поездку, нет. Но если отнести его к командировочным бумагам, то хранить его следует 5 лет. При организации хранения документации компания должна придерживаться ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Для начала следует отметить, что архивы могут быть представлены в виде бумажной формы (обязательно), а также электронной. Независимо от этого компания выбирает принципы систематизации хранящейся информации. Архивные данные имеют опись. В ней представлен краткий список всей хранящейся документации.

Сроки хранения приказов о командировании

Они прилагаются к основным бумагам, а затем уничтожаются. Рекомендуется все приказы временного хранения отправлять в отдельное место и не совмещать их с долговременными или кратковременными. Советы по систематизации Сроки хранения кадровых документов понятны.

Обычно это 5 и 75 лет. Но это еще не все. Отдельного внимания требуют архивы.

В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06. 10. 2000 (ред. от 27. 10. 2003) [6], большинству документов, связанных с командировками сотрудников, установлен всего лишь 5-летний срок хранения.

Но не в самой статье, а в примечаниях к ней. Переписке по оформлению заграничных командировок срок хранения также установлен в примечаниях — 10 лет. ┌──────┬───────────────────────┬─────────────┬─────────────────────────── Номер Вид документа │Срок хранения Примечание │статьи документов ├──────┼───────────────────────┼─────────────┼─────────────────────────── │Приказы, распоряжения;

Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2009, N 3 Сроки хранения документов по командировкам Поводом для написания статьи стали вопросы коллеги: «Что считать краткосрочными командировками, что долгосрочными?

Дано ли где-то в нормативах определение этому и какой срок хранения должен быть у документов по краткосрочным и долгосрочным российским и заграничным командировкам? В ст. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв.

Росархивом 06. 10. 2000 (ред. от 27. 10. 2003), в графе «Примечания к п. «б указано, что срок хранения приказов о краткосрочных внутрироссийских командировках составляет 5 лет.

Работа с документами по отпуску: нюансы Если говорить конкретно о документах, имеющих отношение к отпуску, то осуществлять их хранение эксперты рекомендуют с учетом классификации:

  • на документы, имеющие отношение к оплачиваемым, учебным отпускам;
  • приказы по иным видам отпусков.

Для организации оборота соответствующих документов могут применяться различные журналы:

  • регистрации приказов об отпусках;
  • фиксации распоряжений о переносе, отзыве сотрудников из отпуска.

При этом соответствующие журналы обычно ведутся в бумажном варианте. Любой приказ — на декретный отпуск, на учебный, основной по контракту — должен издаваться на основании какого-либо другого документа.

  1. Выговор, предупреждение.
  2. Наложение штрафа на сотрудника, который уполномочен вести кадровые дела, и несет ответственность за надлежащее оформление документации – от 1000 до 5000 руб.
  3. Юридическое лицо за выявленные ошибки в кадровом делопроизводстве в отношении учета и оформления командировок может быть оштрафовано на 30 или 50 тысяч рублей.
  4. Индивидуальные предприниматели по этому вопросу могут быть оштрафованы на 1000 и максимум – 5000 рублей.

В середине 2015 года, 25 июля было выпущено еще одно Постановление Правительства РФ № 771, регламентирующее командировочные кадровые вопросы.

  1. Для командировочных бумаг (п. 669) — 5 лет. При этом для долгосрочных зарубежных поездок установлен срок хранения документации 10 лет.
  2. Командировочных удостоверений (п. 668) — 5 лет со дня возвращения из поездки. При этом срок хранения указанных документов, касающихся работников, направленных для работы в районы Крайнего Севера или приравненные к ним местности, установлен в 75 лет.

Исходя из указанного, следует вывод, что однозначного указания на то, сколько должен храниться в компании приказ о направлении в служебную поездку, нет. Но если отнести его к командировочным бумагам, то хранить его следует 5 лет. При организации хранения документации компания должна придерживаться ГОСТ Р 7. 0. 8-2013.

Сроки хранения приказов о командировании

Для начала следует отметить, что архивы могут быть представлены в виде бумажной формы (обязательно), а также электронной. Независимо от этого компания выбирает принципы систематизации хранящейся информации. Архивные данные имеют опись.

В ней представлен краткий список всей хранящейся документации.

Обычно это 5 и 75 лет. Но это еще не все. Отдельного внимания требуют архивы.

¦ ¦краткосрочных ¦¦ ¦б) по личному составу ¦ 75 л. — ЭПК ¦внутрироссийских ¦¦ ¦ ¦ ¦командировках — 5 л. ¦ ¦ ¦Документы (программы, ¦ ¦ ¦¦ 45 ¦задания, отчеты, ¦ 5 л. ЭПК ¦ ¦¦ ¦доклады, переписка) ¦ ¦ ¦¦ ¦о командировках ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦О предоставлении очередных ¦¦ ¦Записки, заменяющие ¦ ¦и учебных отпусков, ¦¦ 336 ¦приказы по личному ¦ 75 л.

— ЭПК ¦дежурствах, взысканиях, ¦¦ ¦составу ¦ ¦краткосрочных ¦¦ ¦ ¦ ¦внутрироссийских ¦¦ ¦ ¦ ¦командировках — 5 л. ¦ ¦ ¦Документы (справки, ¦ ¦ ¦¦ ¦докладные и ¦ ¦ ¦¦ ¦объяснительные ¦ ¦ ¦¦ ¦записки, копии ¦ ¦ ¦¦ 343 ¦приказов, выписки ¦ 5 л.

Заполняется он до самого конца. Как только свободные листы заканчиваются, необходимо ввести новый документ учета в эксплуатацию. Старый подшивается и отправляется на хранение. Кстати, это бумага постоянного учета.

Архивы Независимо от того, о каких именно приказах по личному составу идет речь, в каждой компании предусмотрено архивное хранение документов. Это наиболее распространенная форма учета бумаг. Причем всех.

Сроки хранения приказов о командировании

Не обязательно по личному составу. В архивы все данные отправляются после того, как в них отпадает надобность. Либо те, что уже исполнены. Например, личные дела сотрудников.

Как только подписан приказ об увольнении, а также дело закрывается, оно должно быть отправлено в архив для хранения на установленный срок. Существует несколько типов сортировки данных, но о них немного позже.

ТК РФ).Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» было утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки [2], но и в нем вопрос о сроках командировок также не регламентирован.

«Срок командировки работников определяется руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

Пломбируем документы Поскольку действующее законодательство не содержит норм, обязывающих к ведению журнала учета приказов о командировках, нет и никаких норм, регламентирующих его оформление и хранение.

Так, закон требует обязательного скрепления книги учета и движения трудовых книжек пломбой или сургучной печатью (п. 41 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). При этом пломбы, подлежащие установке, должны обязательно соответствовать ГОСТ 31282-2004.

Соответственно, работодатель на свое усмотрение может установить обязательное требование о скреплении журнала учета о командировках пломбой, поскольку он, так же как и книга учета движения трудовых книжек, относится к кадровым документам.

Например, в недавно отмененном «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Росархивом 06.10.2000 говорилось, что срок хранения приказов о краткосрочных внутрироссийских командировках составляет 5 лет, а длительных зарубежных — 10 лет.

https://www.youtube.com/watch?v=kmRVEMcjLDQ

Опломбируем кадровые документы Несмотря на то, что данный документ уже не действует, на его основе составлены другие действующие документы, например, Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector