Организация сбора доказательств при претензионной работе

Автоматизация претензионно-исковой работы

13 п. 1 ст. 265 НК РФ в состав внереализационных расходов, не связанных с производством и реализацией, включаются расходы в виде признанных должником или подлежащих уплате должником на основании решения суда, вступившего в законную силу, штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных или долговых обязательств, а также расходы на возмещение причиненного ущерба.

В соответствии с пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ расходы в виде сумм штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных или долговых обязательств, а также в виде сумм возмещения убытков (ущерба) признаются на дату признания должником либо дату вступления в законную силу решения суда.

Документальное подтверждение доходов (расходов)

Письмом ФНС России от 10.01.2014 № ГД-4-3/108@ до нижестоящих налоговых органов и налогоплательщиков доведено письмо Минфина РФ по вопросу учета для целей налогообложения прибыли организаций сумм штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных обязательств, а также сумм возмещения убытков или ущерба.

— двусторонний акт, подписанный сторонами (соглашение о расторжении договора, акт сверки и т.п.);

— (или) письмо должника;

— (или) иной документ, подтверждающий факт нарушения обязательства, позволяющий определить размер суммы, признанной должником.

Организация сбора доказательств при претензионной работе

Кроме того, по мнению Минфина, самостоятельным основанием, свидетельствующим о признании должником данной обязанности полностью или в части, является соответственно полная или частичная фактическая уплата им кредитору соответствующих сумм.

Примечание. Хотя в письме Минфина прямо приведен перечень документов, на основании которых в налоговом учете могут признаваться доходы (расходы) в виде неустоек и возмещения ущерба, с юридической точки зрения он вызывает некоторые сомнения.

В хозяйственной практике компаний урегулирование вопросов, связанных с предъявлением неустоек и требований о возмещении ущерба, производится в ходе претензионной работы, которая ведется по установленным правилам.

Организация и ведение претензионной работы

Претензионный порядок урегулирования спора — это форма защиты гражданских прав, представляющая собой урегулирование спорных вопросов между кредитором и должником до передачи спора в суд или арбитражный суд.

Организация сбора доказательств при претензионной работе

 Организация претензионной работы в компании начинается с подготовки совместно с заинтересованными подразделениями приказа (положения, стандарта) о порядке ведения претензионной работы.

1) порядок получения юридической службой от структурных подразделений документов, необходимых для предъявления претензий;

2) ответственных лиц и сроки передачи указанных документов;

3) алгоритм проверки наличия права на предъявление претензий и полноты материалов для их обоснования;

4) порядок и сроки визирования претензий заинтересованными подразделениями и передачи на подпись руководителю организации;

5) работа с полученными от контрагентов претензиями;

6) иные организационные вопросы по ведению претензионной работы.

— получение от структурных подразделений документов, необходимых для предъявления претензий, в том числе по дебиторской задолженности;

— открытие претензионного дела;

— проверка наличия права на предъявление претензий и полноты материалов для их обоснования;

— проверка законности предъявленной претензии и ее обоснованности (наличие необходимых доказательств, правильность расчета взыскиваемой суммы и т.д.);

— составление проекта претензий, согласование с заинтересованными структурными подразделениями и представление на подпись руководителю организации;

— учет и регистрация предъявленных претензий;

— подготовка необходимой документации для рассмотрения претензий в арбитраже;

Претензионно-исковая работа – это совокупность действий, которые ведутся на предприятиях, по предъявлению и рассмотрению претензий, и по применению информации, полученной в результате этих действий. Претензионно-исковая работа является очень сложным процессом, требующим больших знаний законодательных актов и многолетнего опыта.

В претензионно-исковую работу входят следующие услуги: анализ создавшейся на предприятии ситуации, разработка позиции, подготовка необходимых претензий и исков, подготовка отзывов на претензии и иски в арбитражные суды, третейские суды и суды общей юрисдикции.

Претензионно-исковая работа является главным этапом в каждом запутанном и сложном деле (например, процесс погашения долгов). Для того чтобы решить возникшие конфликты и разногласия на первоначальном этапе, необходимо грамотное и профессиональное составление претензии, которая будет основана на законодательной базе.

Претензия – это документ, который является основанием для досудебного урегулирования споров между сторонами. Урегулирование споров посредством претензий обязательно, если такой порядок установлен Федеральным законом или предусмотрен заключенным между сторонами договором.

Предъявление претензий позволяет существенно сократить временные и финансовые затраты на разрешение споров и разногласий, возникших между сторонами.

Предлагаем ознакомиться:  Прием на работу несовершеннолетних - правила и особенности

Прежде чем переходить к разговору о структуре и организации претензионной работы предприятия, представляется правильным дать определение такой деятельности и обозначить лиц, ответственных за ее ведение.

Претензионная и исковая работа — это совокупность мер, направленных на выдвижение организацией контрагентам законных требований, возникших в результате неисполнения (ненадлежащего выполнения) теми их обязательств.

В рамках такой работы производятся:

  • оценка рисков и убытков, возникших вследствие неисполнения обязательств партнерами;
  • сбор документации и доказательств неисполнения обязательств;
  • выяснение причин неисполнения обязательств;
  • составление документальной претензии и предъявление законных требований контрагенту;
  • анализ результатов предъявления претензии и оценка целесообразности судебной защиты интересов;
  • сбор документации для подачи иска в суд;
  • подача искового заявления;
  • представительство организации в суде и в ходе исполнительного производства.

Такой вид деятельности требует от сотрудника некоторых навыков в области организации хозяйственной работы предприятия, и, главное, познаний в области права и экономики. По этой причине в большинстве организаций среднего бизнеса для ее ведения выделена штатная должность юриста или специалиста по претензионной работе либо сформированы целые юридические отделы, крупное же предприятие без них и представить трудно.

Организация сбора доказательств при претензионной работе

В зависимости от масштабов претензионной деятельности могут создаваться соответствующие отделы или штатные должности в каждом представительстве и филиале за пределами основной организации, например в сервисных центрах.

Особенно это актуально для предприятий, продающих товары с длительным сроком гарантийного обслуживания. Такие организации могут открывать несколько обособленных подразделений для предоставления гарантийного сервиса своим клиентам.

Доверять претензионную работу сотрудникам, не имеющим специального образования и достаточных навыков, представляется неправильным, так как это несет риск увеличения убытков и нанесения серьезного вреда репутации компании.

Автоматизация любого вида хозяйственной деятельности — неизбежное веяние времени, которое коснулось и работы юристов. Речь идет не только о поисковых системах и базах нормативных актов, но и о программах, предназначенных для оптимизации и систематизации работы всего персонала предприятия, включая специалистов по претензионной работе.

При этом стоит сразу отметить, что одним из условий успешной автоматизации претензионной работы является прием на работу квалифицированного ИТ-специалиста, т. к. в противном случае любая деятельность только усложняется.

Организация сбора доказательств при претензионной работе

Цели автоматизированной организации претензионной работы будут приблизительно теми же, что и в других сферах деятельности:

  • ускорение работы;
  • сокращение количества возможных ошибок;
  • упрощение взаимодействия сотрудников и подразделений между собой;
  • прозрачность ведения претензионной работы;
  • обеспечение систематизации и надлежащего хранения информации и документов;
  • облегчение доступа к материалам по результатам претензионной работы;
  • оптимизация работы по оценке рисков претензионной деятельности.

Автоматизация осуществляется путем внедрения в работу предприятия:

  • программного обеспечения (например, систем CRM, ERP, 1C);
  • электронных журналов учета хранения и выдачи документов;
  • электронных журналов учета претензий и т. д.

Эти ресурсы позволяют хранить всю информацию, касающуюся спорного договора, и при необходимости обеспечивают доступ к ней ограниченного круга лиц, защищая от нежелательных пользователей. Благодаря автоматизации повышается скорость взаимодействия в процессе претензионной работы, в том числе между работниками разных отделов и руководством, что заметно ускоряет принятие итоговых решений по претензиям контрагентов или по поводу выдвижения собственных требований организации.

Должностные обязанности юриста по претензионной работе

Основная цель работника юридического отдела — защита законных прав и интересов организации, для чего он решает целый ряд поставленных перед ним задач, среди которых:

  • снижение рисков и убытков, вызванных неисполнением обязательств контрагентом;
  • восстановление нарушенных имущественных и неимущественных прав и законных интересов организации-работодателя в максимально короткие сроки;
  • защита имени и деловой репутации организации;
  • разрешение хозяйственных споров на стадии досудебного урегулирования;
  • оптимизация договорной работы предприятия с целью снижения риска неисполнения обязательств контрагентами;
  • снижение риска неисполнения обязательств организацией-работодателем и минимизация неблагоприятных последствий таких нарушений;
  • повышение эффективности взаимодействия работников всех отделов организации, в том числе в ходе выяснения обстоятельств спорного дела и сбора доказательств нарушения контрагентом обязательств;
  • отслеживание законодательных изменений и своевременное реагирование на них в целях предупреждения предписаний со стороны контролирующих органов, претензий со стороны контрагентов и т. д.
Предлагаем ознакомиться:  Отличие договора гпх от трудового

В зависимости от особенностей деятельности предприятия перед юристом могут быть поставлены и другие задачи и цели.

Обязанности юриста по претензионной работе определяются заключенным с ним трудовым договором и подписанной должностной инструкцией. Содержание этих документов во многом зависит от рода деятельности организации-работодателя, однако можно выделить элементы, актуальные для всех компаний.

Так, должностные обязанности юриста по претензионной работе в большинстве случаев включают в себя:

  • подготовку необходимой документации на всех этапах урегулирования спора (претензий, исковых заявлений, ходатайств, жалоб и т. д.);
  • проверку документации, представленной контрагентом по спорным обязательствам;
  • анализ договоров, вызвавших спор;
  • реагирование на претензии, поступившие от контрагентов;
  • анализ и оценку законности и обоснованности претензионных требований контрагентов;
  • подготовку возражений на иски контрагентов;
  • взаимодействие с работниками других отделов по вопросам урегулирования споров;
  • представительство интересов работодателя во всех органах исполнительной и судебной власти;
  • консультирование руководства по правовым вопросам, в том числе в части урегулирования спорных отношений;
  • выдвижение практических рекомендаций по совершенствованию договорной работы на предприятии;
  • отслеживание, изучение и анализ изменений, вносимых в российское законодательство.

Организация претензионной работы на предприятии

Поэтому очень важно, чтобы в заключаемых договорах было предусмотрено претензионное урегулирование разногласий.

Организация сбора доказательств при претензионной работе

В случае если претензия не была удовлетворена, или была оставлена без ответа, возникает необходимость составления искового заявления и надлежащее оформление документации для возбуждения судебного дела.

Исковое заявление – это документ, который предъявляется в суд с требованием о принудительной защите нарушенного интереса или права. Исковое заявление составляется в форме, установленной законодательством.

В части переговорного процесса именно от правильно построенной претензионно-исковой работы зависит успех в решении разногласия и возможность сведения к минимуму судебных расходов и временных затрат. И только профессионалы могут разобраться во всех тонкостях и нюансах процесса составления претензий и исковых заявлений, поэтому для экономии времени и средств, лучше обратиться к ним.

Претензионная работа и составление претензий

В соответствии с ч. 5 ст. 4 АПК РФ, претензионная работа — это обязательный этап урегулирования большинства гражданско-правовых споров, к которым в том числе относятся споры, вытекающие из договорных обязательств.

Претензия
прослеживается с помощью следующих
критериев.

Предпринятое действие

Дата

ФИО

Примечания

Подтверждение претензии предъявляющему претензию

Оценка претензии

Расследование претензии

Решение по претензии

Информирование предъявляющего претензию

Исправление

Верификация исправления

Оптимальная структура организации претензионной работы

На данном этапе кредитору нужно определится, существует ли возможность взыскания долгов добровольно или все же нет вариантов кроме обращения в суд.

1) избегают беседы с ответственным лицом, ссылаясь на отсутствие начальника или юриста, без присутствия которых они не могут говорить;

2) обязываются вернуть долги в ближайшем будущем (повествуя о неимоверно трудных, нерешаемых проблемных вопросах, которые появились недавно).При появлении подобных признаков уклонения от возврата долгов, следует приступить к составлению письменной претензии.

Во время написания претензии юрист подтверждает наличие договорных отношений между сторонами, соответствующих договорных обязательств у должника, а также ссылается на разнообразные законодательные акты.

Организация сбора доказательств при претензионной работе

Подача иска в суд.

Если написание претензии не дало позитивного эффекта, и Вы категорично приняли решение обратится в суд, то Вам нужно готовить грамотный иск в суд. Крайне важно грамотно и доходчиво написать исковое заявление, а также составить пакет нужных документов и приложений.

Как показывает практика, не грамотно написанное заявление, а также отсутствие в деле нужных доказательств вашей правоты может тотчас ухудшить отношение судьи к заявителю. Эти ошибки могут весьма негативно сказаться на судейском решении.

Пишем отзыв на исковое заявление

Если Ваш деловой партнер выразил намерение подать на вас в судебную инстанцию, то он обязан отправить Вам по почте копию своего иска. После изучения копии искового заявления, вы, как ответчик вправе отправить свой отзыв на это заявление в суд.

Специалисты советуют отправлять подобный отзыв заранее, для того чтобы судья имел достаточно времени для изучения вашего отзыва. Отзыв непременно должен подкрепляться доводами и доказательствами. Грамотно написанный, логически аргументированный отзыв, способен поменять мнение судьи и упрочить вашу позицию.

Услуга Стоимость (руб.)
Досудебное урегулирование спора (медиация) индивидуально

Услуги по составлению документов для суда

Услуга Стоимость (руб.)
Устная консультация о перспективах спора бесплатно
Составление искового заявления или отзыва (возражений) на исковое заявление от 3 000
Составление жалоб (апелляционных, кассационных, частных, надзорных) и отзывов (возражений) на жалобы от 8 000
Составление иных процессуальных документов (ходатайств, заявлений и т.д.) от 3 000
Предлагаем ознакомиться:  Зачет взаимных требований бухгалтерские проводки. Бухгалтерские проводки зачета взаимных требований тройственного соглашения. Документы, необходимые для взаимозачёта между тремя организациями
Услуга Стоимость (руб.)
Предварительный анализ документов по делу от 10 000
Составление искового заявления или иных исковых материалов от 3 000
Исполнение судебных решений (исполнительное производство), подготовка документов, сопровождение от 10 000
Комплексное ведение дела в суде, 1-я инстанция от 50 000
Комплексное ведение дела в суде, последующие инстанции от 40 000
Апелляционная инстанция от 50 000
Кассационная инстанция от 50 000

Исковая работа в организации, оформление исковых заявлений

Стоит сразу сказать, что по большей части исковая деятельность юристов организации урегулирована АПК, ГК и ГПК РФ. Как и претензионную работу, исковую можно разделить на 2 категории:

  • работу, проводимую по инициативе самой организации;
  • деятельность по защите интересов от исковых требований контрагентов.

По истечении 30-дневного срока досудебного урегулирования специалист по претензионной работе должен быть готов:

  1. Оценить перспективы искового производства, его целесообразность и возможные риски.
  2. Согласовать с руководством организации обращение в суд.
  3. Собрать все материалы, необходимые для доказывания в суде:
    • копии договоров,
    • подтверждения попыток досудебного урегулирования,
    • доказательства фактов нарушения обязательств контрагентом.
  4. Составить исковое заявление и направить его в суд.
  5. Представительствовать в суде, если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами организации.

Единого образца искового заявления закон не содержит, но ст. 131 ГПК РФ и ст. 125 АПК подробно перечисляют его обязательные элементы. Каждая организация вправе разработать собственный образец искового заявления, но при этом обязательно нужно учитывать требования этой статьи.

Так, в иске следует указывать:

  • наименование суда, в который он подается;
  • наименование и юридический адрес организации-истца, данные представителя (если интересы представляет сам юрист, то его личные данные и адрес), причем желательно указывать максимум контактной информации (номера телефонов, факсов, адреса электронной почты истца, его представителя и ответчика);
  • наименование и юридический адрес ответчика;
  • суть нарушения охраняемых законом прав и интересов истца;
  • доказательства нарушения законных прав и интересов истца;
  • основания, на которых истец выставляет свои требования;
  • непосредственно требования истца;
  • расчет сумм, подлежащих взысканию (цены иска);
  • сведения о попытке досудебного урегулирования (регистрационные данные, дата подачи претензии);
  • перечень прилагаемых документов.

Исковое заявление подписывается руководителем или иным лицом, уполномоченным на это. Для облегчения исковой работы можно указать такое лицо в соответствующем регламенте.

Заключение

В заключении мне
бы хотелось подвести итоги.

Претензионная
работа является предпочтительным
вариантом решения споров и разногласий.
Претензионный порядок разбора ситуации
способствует соблюдению договорных
обязательств контрагентами в рамках
действующих законодательных норм.

Организация сбора доказательств при претензионной работе

Претензионная
работа имеет свой алгоритм исполнения
и без помощи квалифицированного юриста
при составлении претензии не обойтись.

Соблюдение порядка
претензионной работы — крайне важная
часть всей переписки, поскольку в случае,
если дело дойдет до суда, то первое, на
что будет обращено его внимание — это
доказательства относительно выполненного
претензионного порядка.

К претензионной
работе относится: подготовка, получение
и составление документов, необходимых
для предъявления и рассмотрения
претензий; предъявление и рассмотрение
претензий; осуществление регистрации,
учета, хранения и отправки претензионных
материалов;

В практике
претензионной работы зачастую
рассматриваются претензии, следующие:

  • из нарушения
    договоров поставки продукции (товаров),
    сырья и материалов, оборудования и
    машин, в том числе в случае недостачи,
    за поставки продукции более низкого
    сорта, бракованной, некомплектного
    оборудования;

  • по договору
    перевозки железной дорогой, морским,
    речным, воздушным и автомобильным
    транспортом;

  • с невыполнение
    подрядных работ по капитальному
    строительству, проектных и конструкторских;

  • по предоставлению
    предприятием различных услуг.

Суть претензионного
порядка урегулирования разногласий
заключается в том, что ответчику заранее
(то есть до его обращения в арбитражный
суд за защитой нарушенных прав)
предъявляются требования, касающиеся
наличия у организации каких-либо
претензий к нему.

Организация сбора доказательств при претензионной работе

виновная
сторона может продолжить незаконно
пользоваться денежными средствами или
имуществом кредитора, а потерпевшая не
в состоянии быстро восстановить свои
права и получить компенсацию на протяжении
всего времени претензионной
переписки.

Однако сам по себе процесс
претензионной работы имеет своей главной
целью выявить и устранить предпосылки,
ставшие поводом для нарушения договорных
обязательств, и направлен на
совершенствование работы по заключению
и исполнению договоров в целом.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector