Когда допускается заменять отпуск денежной компенсацией

Когда заменить отпуск компенсацией нельзя

— беременные женщины;

— работники в возрасте до 18 лет;

— работники, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (см. также письмо Минтруда России от 26.03.2014 N 13-7/В-234);

— работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Здесь, правда, есть исключение.

Так, заменить денежной компенсацией вы можете часть ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска чернобыльцам, превышающую его минимальную продолжительность — 7 календарных дней (ч. 2 и 4 ст. 117 ТК РФ).

Соответственно если ваш работник не подпадает ни под одну из указанных категорий лиц, то вы можете заменить ему отпуск денежной компенсацией.

Платить компенсацию вместо основного отпуска до увольнения запрещено. Нельзя заменить дни дополнительного или удлиненного отпуска компенсацией сотрудникам следующих категорий:

  • несовершеннолетним. То есть сотрудникам, которые не достигли 18 лет;
  • тем, кто занят на тяжелых работах и работах с вредными условиями труда. Допустимо заменить компенсацией дополнительный отпуск за вредные или опасные условия труда только в части, превышающей семь календарных дней. При этом порядок, размеры и условия такой замены устанавливают в отраслевых или межотраслевых соглашениях либо в коллективном договоре (ст. 117 ТК РФ).

Такие ограничения установлены в абзаце 3 статьи 126 Трудового кодекса РФ. Отдельные ограничения предусмотрены в отношении сотрудников:

  • таможенных органов (п. 2 ст. 35 Закона от 21 июля 1997 г. № 114-ФЗ);
  • органов наркоконтроля (п. 16 Инструкции, утвержденной приказом ФСКН России от 2 октября 2008 г. № 323);
  • органов внутренних дел (ч. 3 ст. 45 Положения, утвержденного постановлением Верховного совета РФ от 23 декабря 1992 г. № 4202-1);
  • других госорганов, если это прямо установлено внутренними приказами или законодательством.

Какую часть отпуска можно компенсировать деньгами

Если у ценного сотрудника накопились дни отпуска и увольняться он не собирается, можно, не нарушая закон, заменить дни неиспользованного отпуска деньгами и ему.

Например, уволить его и принять на работу, скажем, через неделю. При увольнении он получит все причитающиеся деньги. А что касается его быстрого возврата в организацию,

Когда допускается заменять отпуск денежной компенсацией

то это – внутреннее дело работодателя. Никаких ограничений на этот счет нет ни в Трудовом, ни в Налоговом кодексе РФ.

Но при необходимости можно объяснить и причину таких действий. Например, не нашли уволившемуся человеку достойной замены, а он не смог устроиться на новую работу и решил вернуться.

Другой не запрещенный способ – это отправлять работника в отпуск на выходные дни (субботу и воскресенье) до тех пор, пока он не отгуляет неиспользованные дни отпуска. Ведь периоды, которые приходятся на выходные дни, входят в число календарных дней отпуска и оплачиваются.

Работающий сотрудник сможет получить денежную компенсацию взамен ежегодного отпуска, только когда у него есть право на дополнительный или удлиненный отпуск. Дело в том, что компенсировать деньгами можно лишь часть времени отдыха, которая превышает 28 календарных дней в году. То есть в пределах обычного отпуска воспользоваться компенсацией не удастся.

При этом какого-то ограничения на количество дней, которые можно компенсировать, законом не установлено. Заменить деньгами можно дополнительные дни отдыха, положенные сотруднику за любое время.

Все это прямо предусмотрено частью 1 статьи 126 Трудового кодекса РФ.

Пример замены компенсацией отпуска, превышающего 28 календарных дней в текущем году

В 2015 году бухгалтер организации А.С. Глебова имеет право:

  • на основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней;
  • на дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день продолжительностью 3 календарных дня.

То есть общая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска Глебовой в 2015 году составила 31 календарный день (28 дн.  3 дн.). С согласия администрации она вправе заменить 3 календарных дня отпуска денежной компенсацией.

Тем более стоит помнить, что если сотрудник больше двух лет не был в отпуске, то работодателя могут оштрафовать.

Совет: Есть способ, который позволит закрыть неотгулянные отпуска сотрудников.

Те дни отпуска, которые сотрудник не отгулял вовремя, можно предоставлять ему в выходные. В итоге сотрудник получит положенные ему деньги за отпуск, а работодатель избежит претензий со стороны контролеров.

  • отпуск предоставляйте исключительно на выходные дни. Кроме нерабочих праздничных дней. Их в отпуск не включают и не оплачивают (ст. 120 ТК РФ);
  • хотя бы одна из частей разделенного отпуска должна длиться не менее 14 дней. Оставшиеся дни сотрудник может использовать как угодно – брать их хоть по одному (ст. 125 ТК РФ).
Предлагаем ознакомиться:  Как инспектор ГИБДД визуально определяет нарушение

Учтите, заставить сотрудника брать отпуск в выходные работодатель не вправе. Принять такое решение может лишь сам сотрудник. Для этого он должен написать заявление, какое обычно пишут на отпуск. Получив заявление, внесите необходимые изменения и в график отпусков. А именно сделайте записи в графах 8 и 9.

Ситуация: можно ли выплатить сотруднику компенсацию за неиспользованные дополнительные дни отпуска? Основная часть ежегодного оплачиваемого отпуска еще не предоставлена полностью или частично. Дополнительный отпуск положен за работу на условиях ненормированного рабочего дня.

Ответ: да, можно, но только по письменному заявлению сотрудника.

Законодательством это не запрещено. Право на дополнительные дни отдыха возникает у сотрудника одновременно с возможностью получить основной оплачиваемый отпуск. Однако оно не зависит от того, отгулял сотрудник основной ежегодный оплачиваемый отпуск или нет. То же относится и к замене дополнительного отпуска компенсацией.

Вот и получается, что заменить дни дополнительного отпуска компенсацией можно с момента, когда у сотрудника возникло право на них. Платить компенсацию вместо отпуска по своему желанию работодатель не вправе.

Поэтому нужно, чтобы сначала сотрудник заявил о том, что хочет этого. Все это следует из статей 116, 119, 122, 126 Трудового кодекса РФ и пункта 14 Правил об очередных и дополнительных отпусках от 30 апреля 1930 г. № 169.

Как получить деньги, не увольняясь

Заменить денежной компенсацией можно только дни дополнительного отпуска. То есть – те дни отпуска, которые превышают 28 календарных дней.

Весь отпуск заменить денежной компенсацией нельзя. В то же время, если у работника нет дополнительного отпуска и ему положен только основной – значит и на замену отпуска денежной компенсацией он может не рассчитывать.

Поэтому, прежде чем предоставить работнику денежную компенсацию отпуска, убедитесь, что в его трудовом договоре прописано право на дополнительный отпуск.

В отношении работников, занятых на работе с вредными или опасными условиями труда, есть своя особенность. Им можно заменить дополнительный отпуск денежной компенсацией только в части тех дней, которые превышают 7 календарных дней.

Но при этом работодатель вправе наделить дополнительными днями отпуска любого работника. Это право прописывается в трудовом договоре и в положении об оплате труда.

Рассчитывается денежная компенсация при замене отпуска также, как и компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении – исходя из среднего заработка. Подробный расчет есть в статье «Расчет отпускных в 2019 году на примерах, калькулятор».

Предельное количество дней отпуска, которое можно заменить компенсацией, законодательно не установлено. Однако весь отпуск работника заменить денежной компенсацией вы тоже не вправе.

Положения части 1 статьи 126 ТК РФ разрешают выплатить компенсацию только за ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней.

Следовательно, ваши работники могут рассчитывать на замену, только если вы предоставляете им удлиненный основной или дополнительный отпуск (ст. 115 и 116 ТК РФ). В таблице на с. 28 мы привели категории работников, которым по закону положены удлиненные основные и дополнительные отпуска.

На основании какого документа заменять отпуск компенсацией

Платить компенсацию вместо отпуска по своему желанию работодатель не вправе. Сделать это он может только после того, как получит заявление от сотрудника (ч. 1 ст. 126 ТК РФ).

Выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск, не связанную с увольнением сотрудника, или нет, решает руководство организации. Но такой обязанности у него нет (письмо Минтруда России от 25 апреля 2002 г. № 966-10).

Как оформить замену отпуска денежной компенсацией

Общий порядок замены ежегодного отпуска деньгами установлен статьей 126 Трудового кодекса РФ.

Деньгами можно заменить часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней. А такое превышение возможно только в том случае, если сотрудник имеет право на удлиненный основной или дополнительный отпуск.

Иными словами: если работнику удлиненный или дополнительный отпуск не положен, а он использовал только 20 дней основного отпуска из 28, то выбора у него нет.

Оставшиеся 8 дней он может только догулять – денег ему за эти дни не выплатят.

Пример 1

Оплачиваемый отпуск работника составляет 40 календарных дней (28 календарных дней – основной отпуск и 12 календарных дней – дополнительный).

Сотрудник отгулял 28 дней основного отпуска и 2 дня дополнительного – всего 30 дней. Кроме того, у него осталось 7 дней дополнительного отпуска за прошлый год.

Предлагаем ознакомиться:  Подводя итоги уходящего года можно наградить сотрудников в следующих номинациях

– 10 дней (12 дн. – 2 дн.) дополнительного отпуска текущего года;

– 7 дней дополнительного отпуска за прошлый год.

Но есть ограничения и у такой замены. Так, нельзя заменять денежной компенсацией не только основной, но и дополнительные отпуска беременным женщинам и работникам младше восемнадцати лет. Также нельзя выплатить деньги вместо дополнительного отпуска тем, кто занят на работах с вредными или опасными условиями труда. Этот отпуск должен предоставляться только «в натуре».

Замена неиспользованного отпуска денежной компенсацией работающему сотруднику не является обязанностью фирмы (ст. 126 ТК РФ, абз. 7 письма Минтруда России от 25 апреля 2002 г. № 966-10). Поэтому в законодательстве нет четких сроков для ее выплаты – их определяют по договоренности между сотрудником и администрацией. Сотруднику достаточно написать заявление в произвольной форме.

Чаще всего работники, имеющие неиспользованные дополнительные или удлиненные отпуска за предыдущие годы, просят выплатить компенсации, уходя в очередной отпуск.

Пример 2

Техник ООО «Волна» П. С. Бережной работает в организации с 1 сентября 2006 года. Трудовым договором ему установлен основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней и дополнительный отпуск за многосменный режим работы продолжительностью 5 календарных дней.

Общая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска Бережного составляет 33 календарных дня (28 5). Из положенных ему дней отпуска за рабочий период с 1сентября 2006 года по 31 августа 2007 года он использовал только 14.

Оформляя отпуск за следующий рабочий период (1сентября 2007 года по 31 августа 2008 года) он написал заявление с просьбой заменить ему неиспользованные дни предыдущего отпуска денежной компенсацией. Таких дней может быть только 5 – неиспользованный дополнительный отпуск.

Компенсацию сотрудник получил при выплате отпускных.

Оставшиеся 14 дней основного неиспользованного прошлогоднего отпуска сотруднику нужно использовать до 31 августа 2008 года – по правилам перенесения ежегодного отпуска (ст. 124 ТК РФ).

Если сотрудник решит заменить деньгами удлиненный или дополнительный отпуск текущего года (или его часть), он также пишет заявление в произвольной форме. Сделать это можно, например, уходя в очередной отпуск или по возвращении из него.

Заявление оформляется работником от руки на имя руководителя организации. Руководитель должен поставить на заявлении свою подпись и отметку «согласовано».

Генеральному директору ООО «Волга»

Иванову Петру Сергеевичу

от программиста

Горбатова Дмитрия Владимировича

Заявление

На основании статьи 126 ТК РФ прошу заменить мне денежной компенсацией часть дополнительного оплачиваемого отпуска за период с 14.08.2019 по 16.08.2019г.

13.08.2019                                             Горбатов                                                    Горбатов Д.В.

— получить от работника заявление с соответствующей просьбой;

— издать приказ;

— внести запись о замене отпуска компенсацией в личную карточку работника;

— внести информацию о замене отпуска в график отпусков.

Рассмотрим указанные шаги более детально.

Шаг 1. Заявление работника. Замена отпуска денежной компенсацией производится по желанию работника, которое он отражает в своем заявлении. Писать его следует на имя руководителя компании (индивидуального предпринимателя).

Законодательством форма такого заявления не установлена, поэтому составить его работник может в произвольном виде. Образец заявления работника на замену отпуска денежной компенсацией представлен выше.

Генеральному директору

ООО «АвтоЛомбард»

Ефимову П.С.

Заявление

В соответствии со статьей 126 ТК РФ прошу заменить денежной компенсацией часть дополнительного оплачиваемого отпуска за период с 1 августа 2013 года по 31 июля 2014 года в количестве 4 (четырех) календарных дней.

     Менеджер           Симонова          О.В. Симонова

Как рассчитать компенсацию

Для определения суммы денежной компенсации, подлежащей выплате работнику, вам нужно средний дневной заработок умножить на количество заменяемых компенсацией дней.

Примечание. Размер денежной компенсации, выплачиваемой взамен отпуска, рассчитывается исходя из среднего дневного заработка сотрудника.

Средний дневной заработок в этом случае рассчитывается по правилам подсчета отпускных. Они установлены статьей 139 ТК РФ и пунктом 10 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утверждено постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922).

Так, если расчетный период сотрудник отработал полностью, вам следует фактическую сумму заработной платы работника за этот расчетный период разделить на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).

КДМП = КМП х 29,3,

где КДМП — количество календарных дней в полностью отработанных месяцах расчетного периода;

КМП — количество полностью отработанных месяцев;

29,3 — среднемесячное число календарных дней.

КДМН = 29,3 : ККДМН х КОД,

где КДМН — количество календарных дней в месяце, который отработан не полностью;

Предлагаем ознакомиться:  Пример заполнения больничного листа работодателем

ККДМН — количество календарных дней месяца, который отработан не полностью;

КОД — количество отработанных календарных дней в данном месяце.

Если не полностью отработанных месяцев несколько, то количество календарных дней надо определить по каждому из них. А потом сложить результаты.

ККД = КДМП КДМН,

где ККД — количество календарных дней, учитываемых при расчете среднего заработка.

СЗ = СВ : ККД,

где СЗ — средний дневной заработок;

СВ — сумма выплат, начисленных работнику в расчетном периоде.

Пример 2. Сотруднице ООО «АвтоЛомбард» О.В. Симоновой согласно трудовому договору полагается дополнительный отпуск в количестве 4 календарных дней. Она обратилась к работодателю с заявлением о замене этой части отпуска денежной компенсацией.

Расчетный период — с 1 августа 2013 года по 31 июля 2014 года. С 1 по 28 апреля 2014 года О.В. Симонова была в очередном отпуске 28 календарных дней. А в январе 2014 года сотрудница болела 10 дней. Остальные месяцы расчетного периода отработаны полностью.

За последние 12 календарных месяцев выплаты в пользу сотрудницы составили 420 500 руб., из них отпускные — 29 800 руб. и выплаты по листку нетрудоспособности — 9200 руб. Рассчитаем сумму компенсации, которая положена сотруднице.

Сначала определим количество календарных дней в полностью отработанных месяцах. Оно составляет 234 дн. (8 мес. х 29,3 дн.). Теперь вычислим количество дней в месяцах, отработанных не полностью. За январь 2014 года оно равно 19,85 дн. (29,3 дн. : 31 дн. х 21 дн.

Количество календарных дней, учитываемых при расчете среднего заработка, равно 255,8 дн. (234 дн. 21,8 дн.). В учитываемые выплаты не входит средний заработок, сохраняемый во время отпуска, и пособие по временной нетрудоспособности.

Поэтому отпускные нужно рассчитывать исходя из 381 500 руб. (420 500 руб. — 29 800 руб. — 9200 руб.). Средний дневной заработок для расчета компенсации составит 1491,4 руб. (381 500 руб. : 255,8 дн.).

Заметим, что трудовым законодательством не определен срок, в который вы должны выплатить работнику компенсацию взамен отпуска. Но мы рекомендуем сделать это в ближайший день, установленный для выплаты заработной платы.

Примечание. Часто задаваемые вопросы

Можно ли заменить денежной компенсацией учебный отпуск?

Нет. Трудовое законодательство разрешает заменить денежной компенсацией только часть ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 126 и 127 ТК РФ). А учебный отпуск вашего работника не имеет отношения к ежегодным оплачиваемым отпускам. Он считается дополнительным целевым отпуском, связанным с обучением (ст. 173-176 ТК РФ).

Что нам будет, если мы заменим деньгами отпуск сотрудника, не превышающий 28 календарных дней?

В таком случае вас могут привлечь к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства. Руководителю компании грозит штраф в размере от 1000 до 5000 руб. За повторное нарушение его могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет.

А на организацию могут наложить штраф в сумме от 30 000 до 50 000 руб., на предпринимателя — от 1000 до 5000 руб. Вместо штрафа организации и коммерсанту может грозить приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Ответственность

Внимание: заменив компенсацией весь отпуск, а не часть, превышающую 28 календарных дней, работодатель нарушит трудовое законодательство. За это трудовые инспекторы могут оштрафовать и самого работодателя, и его должностных лиц.

Вот какие установлены штрафы:

  • от 1000 до 5000 руб. – для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц организации (например, руководителя);
  • от 30 000 до 50 000 руб. – для организаций.

Это предусмотрено частью 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

За повторное правонарушение трудовые инспекторы накажут уже серьезнее – величина штрафов возрастет:

  • от 10 000 до 20 000 руб. – для должностных лиц организации и предпринимателей. Штраф для должностных лиц могут заменить дисквалификацией на срок от одного года до трех лет;
  • от 50 000 до 70 000 руб. – для организаций.

Такие меры ответственности предусмотрены уже частью 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Какие налоги и взносы следует начислить на выплаченную компенсацию

По общему правилу компенсация, выплачиваемая взамен отпуска, является доходом работника. В перечне выплат, не облагаемых НДФЛ, она не поименована (ст. 217 НК РФ). Соответственно с ее суммы вам необходимо исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ.

Также сумма выплаченной работнику компенсации облагается взносами в ПФР, ФСС и ФФОМС. Это прямо предусмотрено подпунктом «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ и абзацем 13 подпункта 2 пункта 1 статьи 20.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector