Командировка дистанционного работника — к работодателю в офис оформление

Можно ли направить в командировку дистанционного работника

Командировка является элементом трудовых отношений (ст. 166 ТК РФ).

Что такое служебная командировка, сказано в ст. 166 Трудового кодекса.

Это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Место работы дистанционного работника — это место его нахождения (ст. 312.1 ТК РФ, Письмо Минфина России от 01.08.2013 N 03-03-06/1/30978). Место работы указывают в трудовом договоре (ч. 2 ст. 57 ТК РФ, Письмо Роструда от 07.10.2013 N ПГ/8960-6-1).

Следовательно, если по распоряжению (приказу) руководителя компании дистанционный работник должен выехать из места своего нахождения в другую местность (регион), такая поездка является командировкой (Письмо Минфина России от 08.08.2013 N 03-03-06/1/31945).

Как оформить командировку с дистанционным сотрудником к месту работы

Такой порядок следует из положений статей 212 и 312.3 Трудового кодекса РФ. Особенности документооборота Если дистанционному сотруднику необходимо обратиться к работодателю с заявлением, предоставить объяснения либо передать другую информацию, то он может это сделать в электронной форме, заверив свое обращение цифровой подписью. Также дистанционному сотруднику могут понадобиться копии документов, связанных с работой.

Тогда работодателю следует направить такие копии по почте заказным письмом с уведомлением, если в заявлении прямо не указано, что документы могут быть предоставлены в электронном виде. В любом случае направить копии нужно не позднее трех рабочих дней со дня получения запроса от сотрудника.

Дистанционная работа узаконена Трудовым кодексом РФ всего полгода назад. Поэтому компаниям, использующим труд удаленных работников, порой требуются дополнительные разъяснения, в частности по вопросу о служебных поездках.

Считается ли вызов таких работников в головной офис командировкой и как учитывать возникающие при этом затраты? Поездки в офис и не только… Кроме программистов, бухгалтеров и прочих удаленных работников, в строительной компании могут трудиться люди, представляющие ее интересы в другом регионе.

Например, специалист, курирующий строительство объектов. Такая работа предполагает регулярные поездки на объекты и в головной офис компании. Как их квалифицировать? Разъяснения по этому поводу даны в письмах Минфина России от 8 августа 2013 г.

№ 03-03-06/1/31945 и от 1 августа 2013 г. № 03-03-06/1/30978. Рассмотрим их подробнее.

Служебная командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Из определения понятия дистанционной работы (ст. 312.

1ТК РФ) следует, что для удаленного работника постоянным местом выполнения его трудовой функции является место его нахождения (жительства). Отражение расходов на командировку дистанционного работника Порядок отражения командировочных расходов в бухгалтерском учете основан на положениях ПБУ 10/99 (пп.

5, 7 ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н) и Инструкции по применению Плана счетов (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н). В целях расчета налога на прибыль указанные выше расходы относятся к прочим, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст.

Так, служебной командировкой является поездка дистанционного работника в головной офис организации. КАК ОФОРМИТЬ КОМАНДИРОВКУ ДИСТАНЦИОННОГО РАБОТНИКА В первую очередь работодатель должен оформить приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку: а) по унифицированной форме № Т-9, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (см.

По возвращении из командировки в авансовом отчете по форме № АО-1, отправленном в бухгалтерию по почте, он указал следующие расходы с приложением подтверждающих документов:

  • проезд из Твери в Санкт-Петербург и обрат­но – 4720 руб. (в том числе НДС – 720 руб.);
  • проживание в гостинице – 3540 руб. (в том числе НДС – 540 руб.).

Бухгалтер ОАО «ЭнергоСтрой» сделал в учете следующие записи. 30 сентября 2013 года: ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51

  • 10 000 руб. – перечислен аванс на командировочные расходы.

При получении авансового отчета: ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71

  • 9800 руб. (4000 руб. 3000 руб. 700 руб. * 4 дн.) – списаны командировочные затраты.

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71

  • 1260 руб. (720 540) – выделен НДС со стоимости билета и проживания (в соответствии с подтверждающими документами);

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19

  • Темы:
  • Трудовое законодательство
  • Прием на работу
  • Трудовой договор
  • Командировки
  • Компенсационные выплаты
  • Отдельные категории работников

Вопрос У нас есть дистанционный работник, живущий в Новосибирске. Организация, в которой он оформлен, находится в Москве. Он приехал в Москву на семинар. Скажите, как нам оформить его приезд.

Как командировку? Тогда кто ему должен поставить отметку в командировочном удостоверении? Или можно оформить, как оплату проезда на работу? Ответ Ответ на Ваш вопрос не имеет однозначного ответа и на данный момент сформировались две позиции.

Первая позиция. В соответствии со ст. 166 ТК РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Отметим, что на основании ст.

Кроме того, приказ (распоряжение) дистанционному работнику можно направить по указанному им почтовому адресу и получить его от работника по возвращении из командировки вместе с авансовым отчетом. Авансовый отчет (например, по унифицированной форме № АО-16) дистанционный работник обязан составить и представить работодателю в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки.

Предлагаем ознакомиться:  Увольнение в связи с выходом на пенсию образец заявления и советы по его грамотному оформлению

Нормы законодательства Финансисты согласны, что служебные поездки дистанционных работников – это обычные командировки. Ведь на таких работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права (ст. 312.

1 Трудового кодекса РФ). Служебная командировка, согласно статье 166 Трудового кодекса РФ, – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

НК РФ), и включаются в расчет налоговой базы, если экономически обоснованы и документально подтверждены. Аналогичной позиции придерживается и финансовое ведомство (письма Минфина России от 08.08.2013 № 03-03-06/31945, от 01.08.2013 № 03-03-06/1/30978).

ПРИМЕР Компания, которая находится в Москве, вызывает дистанционного работника, проживающего в Твери, на два дня для проведения аттестации в целях проверки соответствия занимаемой должности. Порядок прохождения аттестации в головном офисе предусмотрен локальным нормативным актом — положением об аттестации работников (ст.

Фактический срок пребывания в служебной поездке определяют по отметкам о дате приезда в место командировки и дате выезда из него в командировочном удостоверении. Такие отметки заверяют подписью уполномоченного должностного лица и печатью организации, в которую командирован сотрудник.

Указанный порядок предусмотрен в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Вместе с тем, в ряде случаев поставить отметки о прибытии и выбытии не всегда возможно по объективным причинам.

Надомные и удаленные сотрудники ведут свою деятельность в месте, находящемся далеко от организации.ТК РФ обязательным для включения в трудовой договор является условие о месте работы. Однако какого-либо разъяснения о том, какое именно место признается местом работы в рассматриваемом случае, трудовое законодательство не содержит.

Из ст. 168 ТК РФ следует, что в случае направления в служебную командировку, работодатель, в том числе обязан возмещать работнику расходы по проезду. В соответствии с п.

Нужна ли оригинальная личная подпись работника на командировочных документах

Командировку дистанционного работника оформляют по общим правилам.

Перед отправлением сотрудника в командировку оформляют:

  • приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9);
  • командировочное удостоверение (форма N Т-10);
  • служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а).

Примечание. Считается ли поездка в офис командировкой

Место постоянной работы (нахождения) дистанционного сотрудника располагается вне места нахождения работодателя (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ).

Следовательно, поездку из места работы дистанционного сотрудника в офис работодателя можно признать командировкой (Письмо Минфина России от 08.08.2013 N 03-03-06/1/31945).

При направлении сотрудника в командировку нужно оформить командировочные документы (в частности, приказ, служебное задание и т.д.).

После возвращения из командировки дистанционный работник составляет авансовый отчет (форма N АО-1) и прилагает к нему документы, подтверждающие расходы (проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.).

Формы N N Т-9, Т-10, Т-10а утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Форма N АО-1 — Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Однако компания может использовать самостоятельно разработанные формы документов, содержащие обязательные реквизиты (ч. 2 и 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Общие правила. Командировочное удостоверение подтверждает факт и время пребывания работника в месте командировки.

После возвращения из командировки работник прикладывает его к авансовому отчету. Об этом говорится в п. п. 7 и 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение о командировках).

Эти правила распространяются и на дистанционных работников.

Примечание. Командировочное удостоверение при однодневной командировке

Командировочное удостоверение можно не оформлять при направлении сотрудника в командировку на один день (п. 5 Письма Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291).

Нет отметки о прибытии и выбытии. Если у работника нет возможности проставить отметки о моменте приезда в место командировки и отъезда из него, факт нахождения в командировке можно подтвердить другими документами. В их числе:

  • приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
  • служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
  • проездные документы, в которых указаны даты прибытия в место командировки и выбытия из него;
  • счет гостиницы, подтверждающий период проживания в месте командировки.
Предлагаем ознакомиться:  Работодатель не составляет трудовой договор

Такие рекомендации приведены:

  • в п. 4 Письма Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291;
  • Письме Минфина России от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7.

В ряде командировочных документов необходима личная подпись работника. Например, в приказе о направлении в командировку, служебном задании.

Особый документооборот. Для обмена документами между дистанционным работником и работодателем предусмотрен электронный документооборот с усиленными квалифицированными электронными подписями (УКЭП) обеих сторон. Это следует:

  • из ч. 4 и 5 ст. 312.1 Трудового кодекса;
  • ст. ст. 5 и 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ).

Документ с УКЭП имеет такую же юридическую силу, как бумажный документ, на котором имеются подпись и печать (ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).

Компания обязана направить работнику по почте только два документа в бумажном виде:

  • трудовой договор (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ);
  • копию приказа о расторжении трудового договора (ч. 2 ст. 312.5 ТК РФ).

Таким образом, наличие оригинальной подписи работника на командировочных документах необязательно.

Где получить УКЭП. Усиленную квалифицированную электронную подпись можно получить в удостоверяющих центрах, которые аккредитованы государством (ст. 13 Закона N 63-ФЗ).

Перечень удостоверяющих центров приведен на сайте Минкомсвязи России (minsvyaz.ru) в разделе «Аккредитация удостоверяющих центров».

Работнику, направленному в служебную командировку, компания обязана возместить (ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

  • оплату проезда и найма жилого помещения;
  • суточные;
  • другие расходы, произведенные с ведома или разрешения администрации организации.

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

При этом работодатель вправе предусмотреть дифференцированный подход к возмещению командировочных расходов.

Об этом говорится в п. 3 Письма Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291.

Примечание. Как выдать аванс командированному дистанционному работнику

Командированному работнику перед отъездом выдается денежный аванс на оплату командировочных расходов (п. 10 Положения о командировках). Дистанционному работнику аванс можно перечислить на банковскую карту (Письмо Минфина России N 02-03-10/37209, Казначейства России N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).

В соответствии с письмами Минфина России от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945, от 01.08.2013 № 03-03-06/1/30978, чиновники Минфина России признают командировкой служебную поездку сотрудника, работающего дистанционно или на дому, в том числе и в головную организацию. Следовательно, в данном случае командировка оформляется в общем порядке, т.е. нужно оформить:

  • служебное задание;
  • приказ (распоряжение);
  • командировочное удостоверение.

Формы указанных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Фактический срок пребывания в служебной поездке определяют по отметкам о дате приезда в место командировки и дате выезда из него в командировочном удостоверении.

№ 63-ФЗ. Приказ о приеме на работу Приказ о приеме на работу дистанционного сотрудника оформите в общем порядке. Ознакомить сотрудника с ним можно путем обмена электронными документами с цифровыми подписями между работодателем и дистанционным сотрудником (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).

Трудового кодекса;- ст. ст. 5 и 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ).Документ с УКЭП имеет такую же юридическую силу, как бумажный документ, на котором имеются подпись и печать (ч. 1 ст.

6 Закона N 63-ФЗ).Компания обязана направить работнику по почте только два документа в бумажном виде:- трудовой договор (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ);- копию приказа о расторжении трудового договора (ч. 2 ст. 312.5 ТК РФ).

Таким образом, наличие оригинальной подписи работника на командировочных документах необязательно.Где получить УКЭП. Усиленную квалифицированную электронную подпись можно получить в удостоверяющих центрах, которые аккредитованы государством (ст.

13 Закона N 63-ФЗ).Перечень удостоверяющих центров приведен на сайте Минкомсвязи России (minsvyaz.ru) в разделе «Аккредитация удостоверяющих центров».Учитывая удаленность места нахождения «дистанционщика», а также мнение Минфина России и Федерального казначейства, изложенное в письме от 10 сентября 2013 года № 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.

2-554, возмещение командировочных расходов возможно производить безналичным путем (переводом денег на зарплатную карту). Размер и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, определяются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами (ст. 168 ТК РФ).

Командировка дистанционного работника к работодателю

Документальное подтверждение расходов на командировку дистанционного работника Статья 312.1 Трудового кодекса предусматривает электронный обмен документами между дистанционным работником и фирмой. Сотруднику направляют для ознакомления приказы, уведомления, требования, локальные нормативные акты и запрашивают у него необходимые документы.

Отмечу, что при таком обмене необходимо использовать усиленные квалифицированные электронные подписи. Каждая из сторон обязана направлять в электронной форме подтверждение о том, что она получила электронный документ от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе (ч. 4 ст. 321 ТК РФ).

КТО ТАКИЕ ДИСТАНЦИОННЫЕ РАБОТНИКИ Выделим основные признаки дистанционной работы[1]: 1. Дистанционный работник выполняет трудовую функцию, определенную трудовым договором: • вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности);

• вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя. 2. Для выполнения своей трудовой функции дистанционный работник использует информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе интернет.

Предлагаем ознакомиться:  Как и где происходит заключение договора социального найма жилого помещения Инструкция по оформлению

Таким же способом работодатель и работник взаимодействуют между собой при решении вопросов, связанных с выполнением работы. Согласно ст. 312.1 ТК РФ дистанционными работниками признаются лица, которые заключили трудовой договор о дистанционной работе.

Таким образом, в Вашем случае необходимо оформить командировочное удостоверение, при этом отметку об убытии из места пребывания (из места , откуда работник выезжает к вам), аналогично он заполнит и отметку о прибытии после возвращения от Вас , работник проставит самостоятельно, но без подтверждения ее печатью, отметку о прибытии к Вам и убытии из организации проставите Вы.

Также отметим, что к данному командировочному удостоверению Вам необходимо будет приложить проездные документами, в которых присутствуют даты прибытия в командировку и указаны даты выбытия из места командировки, они и будут подтверждать правомерность отметок сделанных работником.

Таким образом, Вы вправе поступить одним из указанных выше вариантов. Однако, в связи с отсутствием судебной практики, по нашему мнению, заинтересованным лицам следует обратиться за соответствующим разъяснением в Минтруд РФ.

НДФЛ и страховые взносы

НДФЛ. От начисления НДФЛ освобождены все виды установленных действующим законодательством компенсационных выплат, в том числе связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов). Это предусмотрено в п. 3 ст. 217 Налогового кодекса.

Следовательно, возмещение командировочных расходов дистанционному работнику в пределах норм освобождается от НДФЛ (Письмо Минфина России от 01.08.2013 N 03-03-06/1/30978).

Страховые взносы. Компенсация командировочных расходов в пределах норм не облагается страховыми взносами. Основание:

  • пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ;
  • пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ.

Налог на прибыль

Компания вправе уменьшить базу по налогу на прибыль на сумму командировочных расходов, выплаченных дистанционному работнику (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 08.08.2013 N 03-03-06/1/31945).

Примечание. Читайте на сайте электронного журнала «Зарплата» (e.zarp.ru)

В разделе «Книги» приложение «Командировочные расходы: расчет и налогообложение».

Когда и как дистанционному работнику отчитаться после командировки

Любому работнику отводится три дня после возвращения из командировки для подготовки и представления авансового отчета и отчета о выполненной работе (п. 26 Положения о командировках). Для дистанционного работника три дня отсчитывают от момента возвращения из командировки в место постоянного нахождения (п. 4 Положения о командировках, Письмо Минфина России от 08.08.2013 N 03-03-06/1/31945).

Направить авансовый отчет и отчет о выполненной работе дистанционный работник может в электронном виде (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ). А вот подлинники документов, подтверждающих расходы в командировке, сотруднику следует направить работодателю по почте заказным письмом с уведомлением.

Пример. ООО «Морской бриз» (г. Орел) заключило трудовой договор о дистанционной работе с И.И. Ветровым, проживающим в Тюмени.

В августе 2014 г. директор компании направил работника в командировку на 10 дней в Москву.

В положении о командировках ООО «Морской бриз» указано, что суточные за каждый день пребывания в командировке на территории России выплачиваются в размере 700 руб.

Перед командировкой работнику был перечислен аванс на банковскую карту в сумме 45 000 руб.

В командировке работник потратил:

  • на авиабилеты — 10 095,56 руб. (в том числе НДС — 1540 руб.);
  • на оплату проживания в гостинице — 25 304,45 руб. (в том числе НДС — 3860 руб.)

Неизрасходованные денежные средства работник возвратил на расчетный счет организации.

Как отразить в бухгалтерском учете организации командировочные расходы при направлении дистанционного работника в служебную командировку?

Дебет 71 Кредит 51

  • 45 000 руб. — перечислен аванс работнику перед направлением в командировку;

Дебет 44 Кредит 71

  • 7000 руб. (700 руб. x 10 дн.) — учтены в составе расходов суточные за 10 дней командировки;

Дебет 44 Кредит 71

  • 30 000,01 руб. [(10 095,56 руб. — 1540 руб.) (25 304,45 руб. — 3860 руб.)] — учтены в составе расходов затраты на покупку авиабилетов и оплату проживания в гостинице за вычетом НДС;

Дебет 19 Кредит 71

  • 5400 руб. (1540 руб. 3860 руб.) — отражен «входной» НДС;

Дебет 68, субсчет «Расчеты по НДС», Кредит 19

  • 5400 руб. — принят к вычету «входной» НДС;

Дебет 51 Кредит 71

  • 2599,99 руб. [45 000 руб. — (7000 руб. 30 000,01 руб. 5400 руб.)] — перечислен работником неиспользованный остаток.

Суточные выплачены в пределах нормы. Их сумма и сумма компенсации командировочных расходов не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Командировочные расходы можно учесть при расчете налога на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Н.В.Васильева

Аудитор

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector