Акты об уничтожении документов с истекшим сроком хранения регистрируются

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

В какой-то момент в архивах любой компании скапливается большое количество неактуальной, отработанной документации с истекшим сроком хранения, которая подлежит утилизации.

Руководство компании должно принять решение, каким образом будет очищаться архив, чтобы не нарушались федеральные законы, и не было проблем с муниципальными службами из-за загрязнения окружающей среды.

Нельзя просто так выбрасывать архивы на свалку – таков закон.

Существует несколько способов утилизации бумажной документации.

Самый популярный и дешевый способ уничтожения архивной документации.

  • невозможность восстановления ликвидированных документов;
  • высокая скорость измельчения бумаги;
  • сравнительно невысокая стоимость аппаратов и самой процедуры.

Сами же уничтожители бумаги (шредеры) отличаются высокой производительностью и справляются с большими объемами документов и дел.

Сжигание

Этот метод второй по распространенности после шредирования. Используется для ликвидации сразу большого объема бумаг.

Сжигание имеет и недостатки:

  1. Сжигание неосуществимо без наличия базы для утилизации, собственной котельной или другой оборудованной спецплощадки.
  2. Если архив сжигается не в специальных высокотемпературных печах, а подручными средствами, высока вероятность того, что отдельные части документов (например, ламинированные) уцелеют.
  3. В большинстве стран мира сжигание признано экологически вредным методом утилизации.

Закапывание

Ненадежный, но простой и дешевый метод, при котором архивы закапываются в землю.

Акты об уничтожении документов с истекшим сроком хранения регистрируются

Это считается выгодным решением для организаций с невысокой капитализацией или для физических лиц, так как метод не требует привлечения дополнительного оборудования.

Обратная сторона в том, что существует риск раскапывания документов с важной информацией, в том числе по распоряжению государства.

Также применяются методы промышленного прессования и утопления документов. Но они мало распространены.

Существуют компании, с которыми можно заключить договор предоставления услуг по утилизации бумаги на своем оборудованием с выездом к заказчику. Есть смысл заказать их услуги, если они требуются нечасто (компания не имеет большого документооборота, и покупка шредера не оправдана).

Подобные организации в качестве инструмента используют мобильный шредер – грузовой автомобиль, оснащенный оборудованием для утилизации.

По своему типу и структуре мобильный шредер напоминает мусороуборочные машины: в него интегрировано механическое или гидравлическое подъемное устройство, рассчитанное на разные весовые категории (грузоподъемность обычно зависит от массы грузовика), а в кузове располагается само устройство для измельчения документации.

Мобильный шредер такого типа обладает высокой производительностью и способен перемолоть около двух тонн бумажной массы за один час.

Химическая обработка — это дорогостоящий, но очень надежный метод уничтожения секретной информации, расположенной на бумажных носителях.

Документы перерабатывается в однородную скомканную массу при помощи воды и химических веществ.

Акты об уничтожении документов с истекшим сроком хранения регистрируются

Недостаток химической обработки в том, что этот способ финансово затратен, и используется только крупными компаниями и государственными учреждениями, если необходимо стопроцентное уничтожение закрытой документации без возможности восстановления.

Стоимость услуг

  • подача грузового автомобиля-уничтожителя;
  • перенос бумажной массы грузчиками;
  • ликвидация всей документации (в присутствии заказчика);
  • перевоз отходов;
  • составление свидетельства о предоставлении профессиональных услуг.

Все эти процессы входят в стоимость услуги по утилизации. Если заказчик предоставляет собственный транспорт, грузчиков и водителя, то эти услуги выходят из итоговой оплаты.

Общая цена зависит не только от количества бумаги, но и от степени секретности, а также от условий, при которых будет производиться работа.

Город Название фирмы Телефон Условия Цены
Москва АрхиваНет 8 (495) 508-78-30 Работа по будням с 9 до 18 часов. При доставке бумаги на машине заказчика позвонить по тел. 7 (915) 279-42-04 и сообщить условия доставки.Доставку машиной компании нужно заказать по главному номеру за 1 день. Стоимость переработки документов:от 6 руб./кг.
Санкт-Петербург (Спб) ООО «Уничтожение Документов» 8 (812) 337-10-84 Работа с 9 до 17:30. Цена работы — договорная. Подача транспорта: от 50 кг до 500 кг — 1850 руб.;от 500 кг — бесплатно.
Новосибирск Спецзавод Квант 7 (383) 207-55-52 Работа с 9 до 17:30.Цены на 1 кг документов варьируются в зависимости от объема заказов на один месяц. От 30 руб./кг (при 1000 кг в месяц).
Екатеринбург DOC-EKB (343) 328-31-64 Работа с 9 до 18.Цена на услуги зависит от формы и состояния документации (чистые, грязные документы, с пластиковыми частями и т.д.). Чистые документы до 1000 кг: 8 руб./кг. Вывоз на машине компании: от 2100 руб. Машина — 410 руб/ч.Услуги грузчиков: 300 руб/ч, минимум — 3 ч.
Нижний Новгород ООО «Первая Аутсорсинговая компания» 8 (831) 233-81-00 Работа по будням с 9 до 17.Круглосуточный прием звонков. Все цены на услуги — договорные.

Измельчители бумаги (шредеры) классифицируются на несколько групп.

  1. Персональный. Личный измельчитель бумаги. Машинка предназначается для уничтожения одиночных документов и листов бумаги. Используется в домашних условиях или в кабинете.
  2. Офисный. Входит в категорию офисного оборудования и предназначен для использования рабочим коллективом. Обладает более высокой производительностью, более сложным механизмом измельчения (способен перемолоть даже бумагу с металлическими скобами или плотными пластиковыми вкраплениями) и надежностью. Стоит он дороже, чем индивидуальный шредер.
  3. Архивный. Самый мощный из бумажных измельчителей офисного класса. Предназначен для ликвидации бумажных отходов и просроченной документации в офисах крупных компаний. Обладает высоким уровнем надежности и качеством уничтожения. Архивные шредеры измельчают большую часть материалов, используемых при составлении документации: папки, пластик, канцелярский металл и прочие материалы.
  4. Промышленный шредер. Самый дорогостоящий аппарат из этой серии. Представляет собой массивный механизм по утилизации и переработке бумаги и других материалов в огромных количествах. Рассчитан на массовую утилизацию бытового мусора и закупается в основном компаниями и предприятиями, специализирующимися на этом. Перевозятся в крупных грузовых автомобилях, если компания занимается выездным уничтожением мусора, либо прокладывается как часть инфраструктуры предприятия, если организация занимается этим стационарным образом.
  • 1 уровень: общедоступная бумажная документация; разрезается аппаратом на бумажные полосы шириной 12 мм;
  • 2 уровень: уничтожение служебной документации; бумага разделяется на полоски шириной 6 мм;
  • 3 уровень: ликвидация серьезной документации; бумага разделяется на полосы толщиной до 2 мм, может быть поделена и поперек;
  • 4 уровень: уничтожение бумажных носителей секретной и закрытой информации; бланки разрезаются до 2 мм вдоль и до 15 мм поперек;
  • 5 уровень: уничтожение сверхсекретной документации; бумажные листы нарезаются на 0,8 мм вдоль и до 13 мм поперек.
Предлагаем ознакомиться:  Сколько экземпляров иска подается в суд по гражданскому делу
  • продольная (параллельная) резка производится на 1-3 уровнях секретности;
  • поперечная (перекрёстная) соответствует 4-5 уровням.

Стоимость машины низкой производительности в пределах 30-40 тысяч рублей.

Офисные аппараты для измельчения, способные резать бумагу не только вдоль, но и поперёк, и к тому же сохранять темп и производительность долгое время, можно купить за 140-180 тыс. рублей.

Для более серьезного подхода к ликвидации бумажной массы крупные компании закупают промышленные уничтожители бумаги, способные расправляться с 1-2 тоннами бумажной массы в час. Стоимость такого оборудования – от 400-500 тыс. рублей.

Перед самим процессом утилизации владелец документов обязан пройти через такие этапы:

  1. Определение формальной ценности имеющейся документации в соответствии с регламентируемыми государством нормативными требованиями путем экспертизы.
  2. Локализация (выделение) документации с закончившимся сроком хранения.
  3. Формирование юридического акта о ликвидации (“О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению”), с личной подписью руководителей организации.
  4. Составление и получение разрешения на утилизацию со стороны государственных органов.
  5. Утилизация документов.

Правила и процедуры

По закону, устранению подлежат лишь просроченные документы, к которым относится документация временного хранения (до десяти лет).

Остальная документация относится к типу регулярного хранения и подлежит сохранению в федеральных архивах и архивах местного самоуправления на неограниченный срок (от 75 лет), в соответствии пунктом 1, статьей 17 федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ.

Для проверки пакета документов происходит создание экспертной комиссии, деятельность которой регламентируется Положением об экспертной комиссии. Перед началом ее работы составляется протокол заседания, в котором фиксируются вопросы, стоящие на повестке дня.

Если при экспертизе будет выявлены нарушения (например, одна часть принятой документации просрочена, а другая часть определена на регулярное хранение), пакет документов будет переоформлен и разделен на отдельные категории.

Комиссия определит вероятность полного либо частичного восстановления поврежденной либо испорченной документации, и дифференцирует таким образом подлежащие удалению материалы. Если же признается возможной реставрация носителей информации, то они не утилизируются.

Когда экспертная группа определит формальную ценность всей предложенной к утилизации бумажной массы, и до того, как будет осуществлен процесс утилизации – нужно провести ряд административных мер, подтверждающих намерение организации уничтожить всю соответствующую бумажную массу.

Владельцы документов должны распределить и переписать все данные о них в отдельном в акте.

Следует показать количество дел, общие цифры списанных на утилизацию единиц документации, период осуществления делопроизводства, а также подтверждение того, что данный документ утвержден экспертной комиссионной группой.

Важно

Поскольку уничтожать документы можно только после истечения срока хранения, в первом примере к этому можно приступить не раньше 1 января 2019 года, во втором – не раньше 1 января 2017-го. Таким образом, сейчас, в начале 2014 года, мы уничтожаем документы: 2010-го, при условии, что они имели трехлетний срок хранения, 2008-го, если был пятилетний срок хранения; 2003-го, если срок хранения составлял 10 лет и т.д.

Важно
Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры. Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.

Правила по составлению акта об уничтожении документов Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.

  1. В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись.
  • Для гарантированной сохранности документов, акты формируют после описей дел постоянного и временного хранения. Описи и акты рассматривает экспертная комиссия и утверждает директор организации.
  • Дела в утвержденном акте на уничтожение должны располагаться отдельно от прочих бумаг. Хранятся они в специальном месте.
  • Акт и описи хранят в архиве предприятия в формируемом деле.
Предлагаем ознакомиться:  Какие документы необходимы для оформления квартиры в наследство

Уничтожение бухгалтерской документации без нарушений

Основным документом, в соответствии с которым осуществляется уничтожение документов, является акт о выделении документов к уничтожению. В общем виде это список разновидностей документов, предлагаемых к уничтожению, с указанием их количества (см. Пример 2)

Типовая форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждена решением коллегии Росархива и является приложением 4 к Основным правилам работы архивов организаций.

Пример 2

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению

У акта множество дат. Они показывают хронологию событий. Объясним ее, используя условные обозначения:

1 – дата протокола ЭПК архивного учреждения (государственного или муниципального архива), согласовавшего описи дел постоянного и долговременного срока хранения (в нашем примере это 12.01.2011). Она переносится в акт из имеющегося в вашем распоряжении протокола и должна быть раньше даты составления акта. Если организация не является фондообразователем государственного или муниципального архива, то, естественно, описи можно не согласовывать и этот пункт из данного акта можно исключить;

2 – дата акта (в примере это 25.01.2011) – указывается в бланке документа, является датой составления акта, его подписания должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов, его подпись оформляется в итоговой части акта. В утвержденной Росархивом форме этого акта присутствует одна подпись (обычно председателя ЭК организации), но на практике данный акт могут подписывать все участники этой экспертной комиссии (такой вариант показан в нашем Примере 2);

3 – дата согласования акта с ЭПК(ЭК) организации (26.01.2011). Акт согласовывается только после его составления, поэтому дата согласования и номер протокола вносятся в акт после его рассмотрения на заседании комиссии, и, естественно, дата согласования акта должна следовать за датой его подписания (составления);

4 – дата утверждения акта руководителем организации (27.01.2011). Согласованный с ЭК организации акт передается на утверждение руководителю организации;

5 – далее на основании утвержденного акта документы вывозятся в пункт утилизации. Поэтому дата вывоза документов является следующей датой, которая проставляется на акте на основании совершившегося факта вывоза документов;

6 – после того как документы вывезены и уничтожены, архивариус обязан внести соответствующие записи в учетные документы архива (в описи), о чем делается следующая запись с проставлением даты внесения изменений (в нашем примере это 31.01.2011, т.е. в тот же день, когда были вывезены документы).

Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов хранятся в специально отведенном для них месте отдельно от документов с постоянными и временными сроками хранения.

Дела, подлежащие уничтожению, в дальнейшем передаются на утилизацию. Факт уничтожения документов оформляется следующим актом. Он составляется в произвольной форме, при этом обязательно указываются состав комиссии, проводившей утилизацию документов, дата совершения действия, акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации, которая занималась уничтожением (см. Пример 3).

Наталия Носарева, эксперт в сфере ДОУ и архивного дела, член ГУД:

Членами комиссии, проводящими утилизацию документов, не обязательно должны быть члены ЭК вашей организации. Это особенно актуально в том случае, когда уничтожением документов занимается сторонняя организация. В акте обязательно указывается следующая фраза: «Документы уничтожены (измельчены, сожжены) в нашем присутствии полностью».

Если утилизация документов не проводилась в организации самостоятельно, а документы были переданы на уничтожение сторонней организации, то от нее нужно получить (в этих документах нет необходимости перечислять уничтожаемые документы, как в акте из Примера 2, в них будет достаточно указать количество сдаваемых дел и их общий вес):

  • сначала накладную о передаче документов (она оформляется в момент их передачи);
  • акт об уничтожении документов, который вы сможете получить позже, после их фактического уничтожения (хотя некоторые организации могут отказаться его вам предоставить, сказав, что хватит и накладной).

Получается, что в результате процедуры уничтожения у вас на руках должно остаться несколько документов:

  • акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (см. Пример 2), он оформляется только вашей организацией;
  • накладная, подписывается двумя организациями в случае передачи документов «на сторону» для уничтожения;
  • акт об уничтожении документов (см. Пример 3) оформляется обязательно той организацией, которая осуществляла этот процесс (т.е. это может быть как ваша, так и сторонняя организация). Если уничтожение проводилось самостоятельно, то акт для себя вы, конечно, оформите. Если документы передавались сторонней организации, то попросить акт стоит, но в случае отказа можно довольствоваться и накладной.
Пример 3

Акт об уничтожении документов и дел

Приведем образец еще одного акта, когда уничтожаются документы/бланки, срок действия которых не истек, однако они были испорчены (Пример 4). К нему можно приложить вырезанные номера испорченных бланков (например, трудовых книжек и вкладышей к ним), что в дальнейшем подтвердит их уничтожение.

Акты о выделении к уничтожению документов после внесения изменений в учетные документы архива подшиваются в дело «Акты уничтожения документов с истекшими сроками хранения». К каждому из них прилагаются копии протоколов, указанных в акте, и приемо-сдаточная накладная, акт уничтожения документов.

Причём уничтожение документов может производиться по выбранному вами методу:

  • бумаги можно сжечь;
  • порвать вручную;
  • использовать шредер;
  • сдать в пункт приёма макулатуры.

К сведению Варианты: в первых двух случаях нужно будет составить произвольный акт об уничтожении, где прописать место, время уничтожения и ответственного исполнителя. А в последнем – взять накладную или оформить акт приёма-передачи.

  • издаётся приказ о создании комиссии;
  • создаётся экспертная комиссия;
  • отбираются документы к уничтожению;
  • составляется акт.

На основании акта документы можно уничтожать.

Далее посередине строки вносится название документа.

  • В основную часть акта вписывают
  • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
  • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
  • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
  • В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка.

Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.

1Не приводится. ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации. «Коллегиальный» означает, что в комиссию входят несколько должностных лиц из числа работников организации, «совещательный» – должностные лица не принимают решение, а лишь рекомендуют генеральному директору совершить ту или иную операцию над документами и согласуют ее.

Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации.

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность подлежат хранению.

Организация должна беречь их не менее пяти лет после отчетного года. Однако для некоторых документов могут быть установлены отдельные сроки.

Например, документы об оценке стоимости имущества компании хранятся постоянно.

Началом срока хранения считается 1 января года, следующего за годом, в котором завершилось делопроизводство этого документа.  Для хранения бухгалтерских и иных документов компания вправе создать архив или обратиться в специализированную организацию.

Акт на уничтожение документов (бланк образец 2018)

Утилизацию бухгалтерских документов необходимо проводить в следующем порядке.

  1. Для того, чтобы определить перечень документов, у которых закончился срок хранения, необходимо создать экспертную комиссию. Создание комиссии экспертов утверждается приказом руководителя предприятия, в этом же приказе определяется состав комиссии экспертов. Экспертная комиссия обычно состоит из специалистов разных подразделений предприятия, которые могут установить ценность документов и принять решение об их уничтожении.
  2. Созданная экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов. Без проведения экспертизы ценности невозможно определение бухгалтерских документов, которые подлежат уничтожению. Без проведения экспертизы уничтожать документы запрещено.

После подробного рассмотрения документов экспертная комиссия принимает решение о выделении к уничтожению документов, у которых закончился срок хранения в архиве. Бухгалтерские документы, согласно решению комиссии, вносятся в акт о выделении к уничтожению документов, далее не подлежащих хранению.

Акт необходимо составить по форме, приведенной в приложении № 21 к Правилам, утв. приказом Минкультуры России № 526 от 31 марта 2015 г.

Обратите внимание, организация должна обеспечивать сохранность документов не только на бумажных носителях, но и документов, которые хранятся в электронном виде. Электронные документы, у которых закончился срок хранения, должны быть уничтожены в том же порядке.

  1. Далее необходимо уничтожить документы, срок хранения которых истек. Уничтожить документы можно путем измельчения в шредере или иным способом, например, сжечь. Электронные документы уничтожают, удаляя файлы с электронных носителей информации. Для уничтожения документов компания вправе прибегнуть к услугам специализированных организаций. Это может понадобится, например, для оперативного уничтожения большого количества документов.

Оформляем акты на уничтожение документов

Инфо
Акт об уничтожении документов, образец которого можно посмотреть здесь, обязательно должен содержать:
  • способ уничтожения;
  • исполнителя;
  • опись уничтоженных документов.

Если бумаги вы сдали в макулатуру, в акте это нужно указать и приложить копию накладной или акта передачи. Срок хранения актов об уничтожении документов Согласно статьи 5.2 Постановления 03-33/пс, все акты об уничтожении вместе с описями должны храниться постоянно. При этом должно быть сформировано отдельное дело. Отсюда и вывод – в номенклатуру нужно вносить ещё один пункт с делом об уничтоженных документах.

Срока хранения у дела нет, поэтому, в случае реорганизации фирмы оно перейдёт к преемнику. А если фирма ликвидируется, то в архив города.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector